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PROPOSITO PRINCIPAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 

Liderar la gestión de los procesos de Gestión del Talento Humano por Competencias Laborales y de Gestión Documental de la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, igualmente, velar por la organización, control y evaluación de los demás procesos misionales y de apoyo administrativo, en cumplimiento de las políticas institucionales y respondiendo a la normatividad y procedimientos vigentes en la materia, garantizando el cumplimiento de la misión institucional.

FUNCIONES ESENCIALES SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO

1. Diseñar el Plan Operativo correspondiente a las actividades a realizar respondiendo a los requerimientos de la entidad y cumpliendo con los lineamientos del Sistema Integral de Gestión – SIG.
2. Asistir y prestar apoyo administrativo al Director General en la coordinación, seguimiento, orientación, evaluación y control del desarrollo de los procesos misionales y de apoyo administrativo que ejecute la Entidad en cumplimiento de la normatividad y los procedimientos correspondientes.
3. Revisar las resoluciones de reconocimiento y de orden de pago de las cesantías de acuerdo con los montos autorizados y cumpliendo con el procedimiento establecido.
4. Supervisar la notificación las resoluciones de reconocimiento y pago de cesantías a los usuarios siguiendo el procedimiento.
5. Diagnosticar la gestión del talento humano de acuerdo a los requerimientos institucionales, características de la población laboral y la normatividad vigente.
6. Definir políticas, objetivos y estrategias de gestión del talento humano, de acuerdo con la normatividad vigente y el Plan Estratégico de la entidad.
7. Estandarizar los procesos, procedimientos, funciones y competencias de la gestión del talento humano de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
8. Elaborar el plan estratégico de recursos humanos respondiendo a la normatividad vigente y a las necesidades institucionales.
9. Elaborar los programas, proyectos y planes acorde con el Modelo de Gestión del Talento Humano por Competencias Laborales, de acuerdo con la normatividad vigente y los requerimientos institucionales.
10. Viabilizar planes, programas y proyectos según los procedimientos, las condiciones financieras y presupuestales establecidas en la entidad y respondiendo a las normas vigentes.
11. Elaborar o ajustar el Manual Específico Funciones de Competencias Laborales de la Entidad en cumplimiento de lo ordenado por la normatividad vigente y siguiendo el procedimiento establecido.
12. Elaborar el Plan de Desarrollo del Talento Humano por Competencias Laborales (Plan Institucional de Capacitación – PIC, Inducción y Re-inducción) de acuerdo con el diagnóstico, políticas, recursos y características de la población objeto y acogiéndose a la metodología establecida.
13. Diseñar o gestionar la adopción de un Sistema de Evaluación del Desempeño de acuerdo con las necesidades de la entidad y lineamientos normativos.
14. Diseñar el Plan de Estímulos e Incentivos en cumplimiento de las normas vigentes y acorde con los requerimientos y presupuesto institucional.
15. Implementar las acciones relacionadas con la medición de clima laboral para de acuerdo a los parámetros establecidos.
16. Dar trámite, ante la Subdirección Financiera, a las novedades de nómina según los períodos correspondientes y las directrices institucionales.
17. Elaborar las planillas de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones, Cajas de Compensación Familiar y Aportes Parafiscales en cumplimiento de las normas vigentes.
18. Elaborar la liquidación de cesantías parciales y definitivas de los servidores y ordenar su trámite ante los fondos correspondientes en cumplimiento de las normas vigentes.
19. Definir los parámetros del Sistema de Información de Talento Humano de acuerdo con las necesidades de la entidad.
20. Resolver las situaciones administrativas que se presenten de acuerdo con los procedimientos y tiempos establecidos.
21. Actuar como secretario de la Comisión de Personal y del Comité de Conciliación y Convivencia Laboral, en cumplimiento de la normatividad.
22. Coordinar las actividades correspondientes al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo respondiendo a las normas vigentes y cumpliendo con los procedimientos.
23. Administrar el Sistema de Información Documental y de Archivo ajustándose a la confidencialidad de los datos incluidos y respetando la normatividad y las directrices institucionales.
24. Velar por el cumplimiento y aplicación en debida forma de los procedimientos que regulan la política documental y archivística, manual de correspondencia, control de documentos, control de registros, transferencias y actualización cumpliendo con los procedimientos establecidos.
25. Gestionar la documentación producida y recibida desde su origen al destino final en la CPSM de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
26. Velar por la administración, la conservación y la disposición final del archivo documental de la entidad de acuerdo con su naturaleza y de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
27. Suministrar oportunamente la documentación e información que le sean requeridas por las diferentes dependencias de la entidad sujetándose al cumplimiento del procedimiento establecido.
28. Coordinar el manejo y utilización de los sistemas de información de los historiales de hoja de vida de la entidad de acuerdo al procedimiento establecido.
29. Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos correspondientes al archivo documental de la entidad siguiendo el procedimiento.
30. Recopilar la información de las diferentes dependencias sobre los requerimientos y necesidades de suministros y materiales de acuerdo con el procedimiento establecido.
31. Hacer entrega a la Subdirección Jurídica de la información recopilada referente a las requisiciones de compras de acuerdo al procedimiento establecido.
32. Velar por la buena marcha del Sistema de Información que se utiliza en la dependencia a su cargo.
33. Presentar informes de gestión confiables y oportunos que le sean requeridos por el Director General en el desarrollo de sus funciones.
34. Realizar seguimiento y monitoreo al Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo en cumplimiento de los lineamientos del SIG.
35. Evaluar el desempeño del Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo en cumplimiento del SIG.
36. Identificar acciones de mejora para el Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo, de acuerdo con los resultados del seguimiento, monitoreo y evaluación realizada.
37. Elaborar un Plan de Mejoramiento para las actividades a cargo con base en las acciones de mejora identificadas aplicando el FURAG.
38. Implementar el Plan de Mejoramiento para las actividades a cargo las actividades a cargo retroalimentándolo de acuerdo a las necesidades presentadas y en cumplimiento del SIG.
39. Formular, priorizar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en lo relacionado con el presupuesto de funcionamiento para cada vigencia fiscal.
40. Velar por la correcta aplicación de los sistemas de clasificación, remuneración, registro, capacitación y bienestar del personal.
41. Presentar informes periódicos sobre el desarrollo de sus actividades
42. Velar por el cumplimiento de las metas, indicadores, planes y programas de la respectiva Área.
43. Implementar y mantener los procesos definidos del Área en el Sistema de Gestión de Calidad.
44. Proponer ajustes a la organización interna de la entidad y a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con el Área que dirige
45. Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo
46. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.