Subdirección Administrativa
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PROPOSITO PRINCIPAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Liderar la gestión de los procesos de Gestión del Talento Humano por Competencias Laborales y de Gestión Documental de la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, igualmente, velar por la organización, control y evaluación de los demás procesos misionales y de apoyo administrativo, en cumplimiento de las políticas institucionales y respondiendo a la normatividad y procedimientos vigentes en la materia, garantizando el cumplimiento de la misión institucional.
FUNCIONES ESENCIALES SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO
- Diseñar el Plan Operativo correspondiente a las actividades a realizar respondiendo a los requerimientos de la entidad y cumpliendo con los lineamientos del Sistema Integral de Gestión – SIG.
- Asistir y prestar apoyo administrativo al Director General en la coordinación, seguimiento, orientación, evaluación y control del desarrollo de los procesos misionales y de apoyo administrativo que ejecute la Entidad en cumplimiento de la normatividad y los procedimientos correspondientes.
- Revisar las resoluciones de reconocimiento y de orden de pago de las cesantías de acuerdo con los montos autorizados y cumpliendo con el procedimiento establecido.
- Supervisar la notificación las resoluciones de reconocimiento y pago de cesantías a los usuarios siguiendo el procedimiento.
- Diagnosticar la gestión del talento humano de acuerdo a los requerimientos institucionales, características de la población laboral y la normatividad vigente.
- Definir políticas, objetivos y estrategias de gestión del talento humano, de acuerdo con la normatividad vigente y el Plan Estratégico de la entidad.
- Estandarizar los procesos, procedimientos, funciones y competencias de la gestión del talento humano de acuerdo con la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
- Elaborar el plan estratégico de recursos humanos respondiendo a la normatividad vigente y a las necesidades institucionales.
- Elaborar los programas, proyectos y planes acorde con el Modelo de Gestión del Talento Humano por Competencias Laborales, de acuerdo con la normatividad vigente y los requerimientos institucionales.
- Viabilizar planes, programas y proyectos según los procedimientos, las condiciones financieras y presupuestales establecidas en la entidad y respondiendo a las normas vigentes.
- Elaborar o ajustar el Manual Específico Funciones de Competencias Laborales de la Entidad en cumplimiento de lo ordenado por la normatividad vigente y siguiendo el procedimiento establecido.
- Elaborar el Plan de Desarrollo del Talento Humano por Competencias Laborales (Plan Institucional de Capacitación – PIC, Inducción y Re-inducción) de acuerdo con el diagnóstico, políticas, recursos y características de la población objeto y acogiéndose a la metodología establecida.
- Diseñar o gestionar la adopción de un Sistema de Evaluación del Desempeño de acuerdo con las necesidades de la entidad y lineamientos normativos.
- Diseñar el Plan de Estímulos e Incentivos en cumplimiento de las normas vigentes y acorde con los requerimientos y presupuesto institucional.
- Implementar las acciones relacionadas con la medición de clima laboral para de acuerdo a los parámetros establecidos.
- Dar trámite, ante la Subdirección Financiera, a las novedades de nómina según los períodos correspondientes y las directrices institucionales.
- Elaborar las planillas de pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones, Cajas de Compensación Familiar y Aportes Parafiscales en cumplimiento de las normas vigentes.
- Elaborar la liquidación de cesantías parciales y definitivas de los servidores y ordenar su trámite ante los fondos correspondientes en cumplimiento de las normas vigentes.
- Definir los parámetros del Sistema de Información de Talento Humano de acuerdo con las necesidades de la entidad.
- Resolver las situaciones administrativas que se presenten de acuerdo con los procedimientos y tiempos establecidos.
- Actuar como secretario de la Comisión de Personal y del Comité de Conciliación y Convivencia Laboral, en cumplimiento de la normatividad.
- Coordinar las actividades correspondientes al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo respondiendo a las normas vigentes y cumpliendo con los procedimientos.
- Administrar el Sistema de Información Documental y de Archivo ajustándose a la confidencialidad de los datos incluidos y respetando la normatividad y las directrices institucionales.
- Velar por el cumplimiento y aplicación en debida forma de los procedimientos que regulan la política documental y archivística, manual de correspondencia, control de documentos, control de registros, transferencias y actualización cumpliendo con los procedimientos establecidos.
- Gestionar la documentación producida y recibida desde su origen al destino final en la CPSM de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
- Velar por la administración, la conservación y la disposición final del archivo documental de la entidad de acuerdo con su naturaleza y de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
- Suministrar oportunamente la documentación e información que le sean requeridas por las diferentes dependencias de la entidad sujetándose al cumplimiento del procedimiento establecido.
- Coordinar el manejo y utilización de los sistemas de información de los historiales de hoja de vida de la entidad de acuerdo al procedimiento establecido.
- Informar al superior inmediato sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos correspondientes al archivo documental de la entidad siguiendo el procedimiento.
- Recopilar la información de las diferentes dependencias sobre los requerimientos y necesidades de suministros y materiales de acuerdo con el procedimiento establecido.
- Hacer entrega a la Subdirección Jurídica de la información recopilada referente a las requisiciones de compras de acuerdo al procedimiento establecido.
- Velar por la buena marcha del Sistema de Información que se utiliza en la dependencia a su cargo.
- Presentar informes de gestión confiables y oportunos que le sean requeridos por el Director General en el desarrollo de sus funciones.
- Realizar seguimiento y monitoreo al Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo en cumplimiento de los lineamientos del SIG.
- Evaluar el desempeño del Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo en cumplimiento del SIG.
- Identificar acciones de mejora para el Plan Operativo correspondiente a las actividades a cargo, de acuerdo con los resultados del seguimiento, monitoreo y evaluación realizada.
- Elaborar un Plan de Mejoramiento para las actividades a cargo con base en las acciones de mejora identificadas aplicando el FURAG.
- Implementar el Plan de Mejoramiento para las actividades a cargo las actividades a cargo retroalimentándolo de acuerdo a las necesidades presentadas y en cumplimiento del SIG.
- Formular, priorizar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en lo relacionado con el presupuesto de funcionamiento para cada vigencia fiscal.
- Velar por la correcta aplicación de los sistemas de clasificación, remuneración, registro, capacitación y bienestar del personal.
- Presentar informes periódicos sobre el desarrollo de sus actividades
- Velar por el cumplimiento de las metas, indicadores, planes y programas de la respectiva Área.
- Implementar y mantener los procesos definidos del Área en el Sistema de Gestión de Calidad.
- Proponer ajustes a la organización interna de la entidad y a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con el Área que dirige
- Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo
- Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.