Sr. DAIRON ENRIQUE GORDON MENDOZA

tecadministrativo@cpsm.gob.co

PROPOSITO PRINCIPAL TÉCNICO ADMINISTRATIVO

Coordinar las labores técnicas de producción y control de documentos y la administración de archivos de la entidad, aplicando las normas de gestión documental y del Sistema Nacional de Archivos, y los procedimientos establecidos por la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, con el fin de apoyar su desarrollo administrativo y la prestación de los servicios.

FUNCIONES ESENCIALES TÉCNICO ADMINISTRATIVO

  1. Identificar los requerimientos de la Gestión Documental en la CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL MUNICIPAL atendiendo a la normatividad vigente y los lineamientos del Sistema Nacional de Archivos –
  2. Elaborar el Programa de Gestión Documental de la CPSM de acuerdo con la normatividad vigente, las políticas institucionales y las necesidades detectadas.
  3. Brindar asistencia técnica, administrativa y operativa a la Subdirección Administrativa, en el desarrollo de planes y programas relacionados con la gestión documental de la entidad.
  4. Establecer los procedimientos de Gestión Documental con base en la normatividad vigente, los lineamientos del Archivo General de la Nación y las políticas institucionales.
  5. Identificar las series documentales generadas en los servicios y dependencias de acuerdo a los procedimientos y a las actividades que se realizan teniendo en cuenta la normatividad vigente.
  6. Adoptar las Tablas de Retención Documental o su actualización de acuerdo a la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
  7. Clasificar la documentación producida en la CPSM de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
  8. Dar cumplimiento a las políticas, manuales, instructivos y procedimientos relacionados con la gestión documental y el Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la entidad.
  9. Orientar las operaciones técnicas del archivo de la documentación producida en la CPSM, de acuerdo con su naturaleza y de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
  10. Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información de acuerdo con las normas establecidas.
  11. Administrar el Sistema de Información Documental y de Archivo ajustándose a la confidencialidad de los datos incluidos y respetando la normatividad y las directrices institucionales.
  12. Facilitar el desarrollo y ejecución de los procesos técnicos en los archivos, aplicando los criterios normativos para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos y la gestión documental en la entidad en cumplimiento de la normatividad.
  13. Prestar asistencia técnica en el funcionamiento y manejo del software implementado para la gestión documental en la Entidad.
  14. Registrar en el inventario los documentos organizados de acuerdo al procedimiento establecido.
  15. Realizar transferencias de documentos de acuerdo a los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental y previa autorización del comité de técnico- función archivo.
  16. Supervisar la conservación de los documentos en los archivos de gestión en cada área y los archivos centrales e históricos, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, lineamientos institucionales y criterio del Comité de Archivo Documental.
  17. Eliminar Documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, lineamientos institucionales y criterio del Comité de Archivo.
  18. Notificar las resoluciones de reconocimiento y pago de cesantías a los usuarios siguiendo el procedimiento, bajo la supervisión de la Subdirección Administrativa.
  19. Aplicar controles en los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente.
  20. Realizar el monitoreo a la gestión documental con base en las políticas y los procedimientos establecidos.
  21. Evaluar la gestión documental realizada con base en las políticas y los procedimientos establecidos.
  22. Preparar el informe de evaluación a la gestión documental siguiendo los procedimientos establecidos.
  23. Presentar los informes sobre las actividades desarrolladas según las políticas institucionales.
  24. Diseñar un Plan de Mejoramiento a la gestión documental con base en los resultados de la evaluación y en los procedimientos establecidos en cumplimiento del SIG.
  25. Ejecutar el Plan de Ajuste y Mejoramiento a la gestión documental de acuerdo con las políticas y los procedimientos.
  26. Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento a la Gestión Documental de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos por la entidad.
  27. Ajustar el Plan de Mejoramiento a la gestión documental de acuerdo a los lineamientos del SIG.
  28. Planear, administrar, controlar y evaluar el Programa de Gestión Documental de la Entidad.
  29. Orientar a las dependencias de la Entidad en la actualización de la Tabla de Retención Documental y realizar seguimiento a lo establecido en ella.
  30. Liderar al interior de la Entidad las políticas archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, con el fin de administrar, conservar y salvaguardar el patrimonio documental de la Entidad.
  31. Analizar los documentos para suministrar la información requerida en la elaboración de tablas de valoración documental y tablas de retención documental cumpliendo con las normas de archivo Vigente.
  32. Proyectar los documentos que deba suscribir el jefe inmediato, determinando que en ellos se acaten los lineamientos legales desde su campo del conocimiento.
  33. Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.
  34. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.